Ing. Marco Ambriz Maguey
(Coordinador de Sistemas de Cómputo)
Diseñadores y desarrolladores del sistema:
Ing. Jonathan Velázquez García
Ing. Mauricio Velázquez Álvarez
Con el fin de establecer procedimientos claros dentro del proceso de formalización de los convenios que celebra el Instituto de Ingeniería con sus patrocinadores, se desarrolló un sistema web que permite el acceso a todos los Investigadores y técnicos académicos desde cualquier lugar con conexión a Internet.
El sistema permite que los jefes de proyecto registren sus propuestas técnicas, soliciten la firma del director para el oficio de presentación de la propuesta técnica y soliciten la elaboración del convenio de colaboración para aquellas propuestas técnicas aprobadas por el patrocinador. Así mismo, el convenio una vez firmado por ambas partes será incorporado al sistema en formato PDF para registro y consulta de personal autorizado.
La Unidad de Gestión de Convenios y Contratos, a cargo de la Lic. Georgina Bazán Zamudio, utiliza el sistema como una herramienta de apoyo para sus procesos internos y para proporcionar información en todo momento al jefe de proyecto sobre el proceso de negociación jurídica y de consecución de las firmas. Una vez formalizado el convenio, el sistema notifica al jefe de proyecto y a la Secretaría Administrativa para iniciar el proceso de alta en el Departamento de Presupuesto y asociarlo con la futura cobranza.
A su vez, la Dirección del Instituto utiliza el sistema para dar seguimiento al proceso y para obtener diversos reportes relacionados con nuestra amplia vinculación vía convenios que aportan ingresos extraordinarios. Además, los subdirectores y coordinadores son informados sobre las diversas propuestas presentadas foralmente ante los patrocinadores por los académicos adscritos.
El acceso al SIFC se puede realizar por medio de la Intranet del Instituto de Ingeniería en la sección “Sistemas del II”
Cabe mencionar que como parte del proceso de adopción del sistema se impartieron dos talleres dirigidos a los jefes de proyecto.
Si un jefe de proyecto requiere de asistencia, se ponen a su disposición las siguientes vías:
Aclaraciones y dudas sobre las propuestas técnicas, documentación requerida y uso del sistema, acuda con su subdirector.
Dudas o preguntas referentes a la elaboración y validación de los convenios, con la Lic. Georgina Bazán Zamudio
Problemas técnicos con el funcionamiento del sistema: Ing. Mauricio Velázquez Álvarez (MVelazquezA@iingen.unam.mx) e Ing. Jonathan Velázquez García (JVelazquezG@iingen.unam.mx) ext. 8871.
Talleres para presentar la nueva versión del SIFC
Como parte del proceso de adopción del Sistema de Seguimiento para la Formalización de Convenios (SIFC) se han impartido varios talleres dirigidos a los jefes de proyecto; los más recientes se llevaron a cabo los días 8 y 15 de abril.
El objetivo de los talleres fue que los jefes de proyecto cuenten con un sistema que les permita realizar el trámite de solicitud de elaboración de un convenio ante la Unidad de Gestión de Convenios y Contratos (UGCyC).
Principales ventajas del sistema:
- Está basado en páginas web con acceso desde cualquier punto de la red.
- Permite el seguimiento del proceso de formalización de los convenios en elaboración.
- Permite la consulta del proceso de elaboración y formalización del convenio por parte de los coordinadores, los subdirectores y el director.
- Notifica automáticamente por correo electrónico a los involucrados en el proceso de elaboración del convenio hasta su formalización y posterior envío a la Secretaría Administrativa.
- Tiene una sección de consulta histórica de propuestas técnicas y convenios por parte de los jefes de proyecto.
- También tiene una sección de gestión de elaboración de convenios para la UGCyC: disponibilidad y seguridad en el almacenamiento de información y documentos.
Pasos para registrar la propuesta técnico-económica:
- Completar la información de su propuesta técnico-económica cuando sea conveniente.
- Adjuntar el documento de su propuesta técnico-económica.
- Ajuntar el borrador de la carta de presentación de la propuesta técnico-económica.
- Solicitar la firma por el director de la carta de presentación de la propuesta técnico-económica.
- Adjuntar la carta de presentación de la propuesta técnico-económica firmada por el director.
- Adjuntar la carta de aceptación del patrocinador de la propuesta técnico-económica o redactar un mensaje de justificación para el inicio del trámite de elaboración de convenio.
- Solicitar la elaboración del convenio a la Unidad de Gestión de Convenios y Contratos (UGCyC).
Los participantes realizaron un ejercicio de registro y carga de documentos de su propuesta técnico-económica en el Sistema de Seguimiento para la Formalización de Convenios (SIFC). El primer taller fue abierto por el Dr. Adalberto Noyola, quien cedió la palabra al Ing. Jonathan Velázquez García, que puso en contexto el uso y los beneficios del sistema y mencionó los pasos necesarios para registrar una propuesta técnico-económica y su envío a la Unidad de Gestión de Convenios y Contratos (UGCyC). La conducción del ejercicio del taller la realizó el Ing. Mauricio Velázquez Álvarez.
Las dudas y los comentarios que los asistentes realizaron fueron atendidas por el Dr. Adalberto Noyola, la Lic. Georgina Bazán y los ingenieros anteriormente mencionados, Jonathan Velázquez y Mauricio Velázquez.