COMUNICAR ACTIVAMENTE

Como se mencionó en el artículo anterior, el reto principal en la construcción de equipos efectivos es encontrar la forma de lograr interdependencia, eficiencia, responsabilidad compartida, apoyo mutuo y confianza entre los miembros del equipo.

Para ello, consideramos que un paso importante es establecer objetivos detallados y claros para generar una visión compartida, y lograr con ello compromisos explícitos de los miembros del equipo sobre el trabajo a realizar. A excepción de lo que sucede con algunos patrocinadores (proyectos militares o con algunas instancias de gobierno), rara vez la información es secreta, por lo que se recomienda que la información del proyecto sea abierta y esté disponible para todos los miembros del equipo. Tal y como sucede con cualquier parte interesada con influencia, mantener al equipo informado ayuda a clarificar expectativas y a reducir sorpresas a lo largo del proyecto.

En particular, se recomienda que los miembros del equipo conozcan los acuerdos, a las otras partes interesadas y su influencia sobre el proyecto, las necesidades y expectativas del patrocinador, etc. Hay que pensar que en algún momento de ausencia del jefe de proyecto, el equipo (como entidad) debería poder continuar con el proyecto por sí mismo. Se debe entrenar al equipo en la manera como se administra el proyecto (que conozca los planes de calidad, el manejo del riesgo, el control de cambios, el plan de comunicación, el proceso interno, los planes de entrega de informes, etc.), así como en su papel, responsabilidad e importancia dentro del equipo.

Por otra parte, dado que se sabe que las personas trabajan mejor cuando conocen el panorama completo del proyecto, pues de ese modo logran visualizar la importancia de su contribución individual a un objetivo más amplio que realizar una tarea que les fue asignada, fomentar una comunicación abierta contribuye a lograr un mayor compromiso hacia el proyecto.

La comunicación activa favorece permear objetivos claros, propiciar una mejor asignación de roles y responsabilidades y, sobre todo, lograr en los miembros del equipo compromisos asumidos.

En cascada, con acuerdos y responsabilidades claras, se facilita el adecuado seguimiento que le permite al jefe de proyecto mantener procesos internos claros y una ejecución disciplinada, de modo que en todo momento se persiga el cumplimiento de las fechas de entrega y calidad de lo entregado, lo que favorece no solo un orden para la gestión del proyecto, sino también lmayores índices de satisfacción de los patrocinadores.